非営利団体の「情報共有」ガイド

業務連絡が個人のLINEに流れていく

「手軽だから」で始まった個人LINEのグループが、いつの間にか団体の公式連絡網になっている。シフトの調整も、行事の連絡も、ときには利用者に関わる話も、同じ画面に混ざって流れていきます。

電話・FAX・紙の回覧で情報が止まる

非常勤の職員や夜勤明けの職員に情報が届くまでタイムラグがあり、「聞いていない」「その紙どこにいった?」が日常的に起きます。伝える側も、同じ内容を何度も繰り返すことになります。

ファイルの「最新版」が分からない

メール添付で往復するうちに「最終版_修正2(これが最新).xlsx」が量産される。ファイルはUSBメモリや個人のパソコンに散らばり、探す時間だけが積み上がっていきます。

辞めた人と一緒に情報が消える

業務の手順や過去の経緯が、特定の人の頭の中にしかない。退職や異動のたびに、残った人が同じことをゼロから調べ直す——「属人化」は情報共有の仕組みがないことの結果です。

①話題ごとのチャット(Slack / Teams)

連絡を「人に送る」から「話題の場所に書く」に変える道具です。「シフト連絡」「行事準備」のようにチャンネル(部屋)を分ければ、宛先を考える必要がなくなり、あとから入った職員も過去のやり取りを追えます。Slackは従業員250人以下の非営利団体ならProプラン(通常¥925/席/月・年払い)が無料。Microsoft 365の無償枠にはチャットのTeamsが含まれています。

向いているケース: 個人LINEの業務利用をやめたい団体。まずここから始めるのが定番です。

②ファイルの置き場所を1つに(Googleドライブ / OneDrive・SharePoint)

メール添付をやめ、共有の置き場所にファイルを置いて「場所を知らせる」運用に変えると、最新版問題は仕組みごと消えます。同じファイルを複数人で同時に編集することもできます。Microsoft 365非営利プランはWeb版Officeを含むBusiness Basicが300席まで無料、Google Workspace for Nonprofitsは無償版でも組織全体で100TBの保存容量があります。

向いているケース: 「最新版どれ?」「あのファイルどこ?」が頻発している団体。

③記録・マニュアルの基地(Notionなど)

議事録・マニュアル・引き継ぎ資料のような「あとから探して読む」情報は、チャットに流すのではなく1か所に積み上げます。Notionは非営利団体ならPlusプラン(通常¥1,650/席/月)が50%OFF(最大3ワークスペース)。Microsoft 365ならSharePoint、Google Workspaceなら共有ドライブとドキュメントの組み合わせでも代用できます。

向いているケース: 引き継ぎのたびに苦労している団体、マニュアルを整備したい団体。

複数の施設・拠点への一斉のお知らせが主目的なら、社内SNSのWorkvivo(非営利は全プラン50%OFF)という選択肢もあります。