非営利団体の「タスク管理」ガイド

頼んだ仕事が、どこかで消える

口頭で頼む、メールで頼む、すれ違いざまに頼む——頼んだ側は覚えていて、頼まれた側の付箋はいつの間にか剥がれている。「言った・聞いていない」のすり合わせに、双方の時間が消えていきます。

「あの件どうなった?」の確認が仕事になっている

進み具合がどこにも見えないため、確認の声かけや進捗確認だけの会議が増えます。聞かれる側も、そのたびに作業の手を止めて答えることになります。

行事・イベントの準備が毎回ゼロから

夏祭りも研修も監査対応も、去年も一昨年もやったのに、段取りは担当者の頭の中だけ。担当が代わると「去年どうしたっけ?」から始まり、抜け漏れは直前に見つかります。

締切の管理が個人の手帳頼み

兼務だらけの現場では、一人がいくつもの締切を抱えます。管理の道具が個人の手帳やカレンダーだけだと、その人が休んだ日・抜けた後に、誰も締切に気づけません。

①まずは手元のスイートで(Planner / ToDoリストなど)

Microsoft 365にはPlanner・To Do、Google WorkspaceにはToDoリストといったタスク管理機能があります(使える範囲はプランにより異なるため、手元の環境でご確認ください)。専用の機能がなくても、スプレッドシートで「担当・期限・状態」の3列の表を共有するだけで、口頭と付箋の管理からは大きく前進します。

向いているケース: すべての団体。まず追加費用ゼロで「書き出して共有する」習慣づくりから。

②小規模ならボードで見える化(monday.com: 10名まで無料)

タスクをボードに並べて進み具合を色で見渡せる業務管理ツールです。通常月$19/席相当のProプラン相当が、非営利団体は10名まで無料、11席目以降も70%OFFになります(年払いのみ)。団体の検証はGoodstackが行い、承認まで2〜3日とされています。

向いているケース: 事務局が10名前後までの団体。専用ツールを無料で本格的に使えます。

毎年の資格再確認と、事例紹介への協力に同意することが条件に含まれています。医療機関・教育機関・政府系団体は対象外です。

③記録やマニュアルと一体で(Atlassian: 25名まで無料)

タスク管理のJiraと、議事録・マニュアル置き場のConfluenceをセットで使える「Social Impact License」があり、非営利団体は25ユーザーまで無料です(StandardまたはPremium、AI機能込み)。「作業の管理」と「手順の記録」を同じ場所に置きたい団体に向いています。26ユーザー以上や対象外の製品は割引価格になります。

向いているケース: 25名までの無料枠を活かしたい団体、引き継ぎ資料も一緒に整備したい団体。

旧称「Community License」時代の古い解説記事とは制度の構成が変わっています。公式ページで最新条件を確認してください。

④シンプルなタスク一覧なら(Asana: 50%OFF)

タスク・担当・期限の一覧管理に定評のあるツールで、通常月$10.99/席のStarterプランが非営利団体は半額になります。申請は公式ページの短いフォームから、検証はGoodstack経由です。以前あった予算規模による制限は撤廃され、割引は利用を続ける限り適用されるとされています。

向いているケース: 無料枠の人数を超えるチームで、シンプルなタスク管理に絞りたい団体。

プラン名の改称(Premium→Starter、Business→Advanced)があったため、古い記事とはプラン名が食い違うことがあります。病院・病院関連団体は対象外です。